ミスを防ぐための工夫

経理の仕事は 「数字の正確性」 が求められるため、ミスが発生すると 取引先への影響や社内の混乱につながる 可能性があります。
小さな計算ミスや入力ミスを防ぐために、日々の業務で実践できる 「ミスを防ぐ仕組み」 を紹介します。

1. ダブルチェック体制を作る

作成者と確認者を分ける
- 自分で入力したデータを 「別の人が」 チェックする仕組みを作る
- 例：仕訳入力 → 別の担当者が検算 → 上長が最終承認
転記ミスを防ぐ
- 紙の伝票を 手入力だけでなく、Excelや会計ソフトと照合して検算 する
- 銀行振込時に 振込額・振込先を「音読しながら」再確認 する
承認フローを整備する
- 支払いや振込は、2名以上で最終チェックを行うルールを作る
- 金額に応じて、上長の承認が必要な基準を明確にする

💡 ポイント：
✅ 1人で完結させず、必ず「誰かが見る」体制を作る
✅ ミスが発生しやすい部分（転記・計算・振込）を重点的にチェック

業務ごとのチェックリストを作成
- 例：仕訳入力時のチェックリスト
  ✅ 勘定科目の設定ミスがないか
  ✅ 消費税区分の適用が正しいか
  ✅ 取引先コード・支払条件が正確か
月次・年次のチェックリストを作成
- 月次決算の締め作業で「やるべき項目」をリスト化
- 例：請求書発行 → 入金確認 → 消し込み作業 → 経費精算の確認
重要業務にはWチェックを設定
- 例：銀行振込や給与計算 → 「担当者が作成 → 上長が承認」

💡 ポイント：
✅ チェックリストを作り、ルールを標準化する
✅ 紙やデジタル（Excel・タスク管理ツール）で運用する

「即時チェック」を避け、時間を空けて見直す
- 人間の脳は、すぐに見直すと 「自分のミスを補正してしまい」 気づきにくい
- 可能であれば、1時間後または翌日に再確認 する
午前と午後で業務を分ける
- 午前：仕訳入力や請求処理などの作業
- 午後：入力したデータの確認作業

💡 ポイント：
✅ 短時間でもいいので「時間を空ける」とミスに気づきやすい
✅ 午前・午後で業務を切り分けることで、集中力を維持

Excelの関数やマクロを活用
- SUMIF・VLOOKUP・IF関数を使って 計算ミスを防ぐ
- 仕訳の自動チェック機能を作る（例：消費税区分ミスのアラートを出す）
会計ソフトとの連携を強化
- 銀行口座・クレジットカードと会計ソフトを連携させて 自動仕訳 する
- 転記作業を減らし、手入力のミスを防ぐ

💡 ポイント：
✅ 手作業を減らし、自動化できる部分は積極的に活用
✅ 転記・計算ミスをなくす仕組みを作る

デスクを整理整頓する
- 必要な書類・伝票を分類し、ルールを決めて保管
- 例：「未処理の伝票は左、処理済みのものは右」などの決まりを作る
集中できる時間帯に重要業務を行う
- 例：
  - 午前中 → 仕訳入力や振込業務（ミスが許されない業務）
  - 午後 → 書類整理やメール対応

💡 ポイント：
✅ 整理整頓を習慣化し、業務効率を上げる
✅ 集中力が必要な業務は、午前中に処理する

ミスの記録をつける
- どんなミスが発生したか、原因と対策を記録する
- 例：「消費税の計上ミス → 確認プロセスを追加」
ミスをチームで共有する
- 1人のミスを 全体の教訓にし、再発防止策を検討
- 例：「振込ミスが発生 → 振込時に必ず2人で確認するルールを導入」

💡 ポイント：
✅ 過去のミスを「教訓」として活かす
✅ チーム全体で改善策を共有し、仕組み化する

いかがでしたでしょうか？
実際に行っていることがほとんどの内容ではありましたが、
今回調べてみて、さらにミス防止を防ぐうえで追加してもよいかも？とわたしも勉強になりました！
資料作成や請求書の発行など数字に係る業務をしているときは、ぜひ取り入れてみてください♪