こんにちは。
今回は「経費精算」について、実務でよくあるミスと、その防止方法をまとめてみました。

経費精算は毎月のルーチンですが、実は小さなミスが積もると会社全体の経理処理に大きな影響を及ぼします。
「なんでこれが経費通らないの？」「締め切り過ぎてて精算できない…」なんてこと、ありませんか？

この記事では、そんな**“あるある”なミス5選と、すぐできる対策**をご紹介します。

✅ ミス①：レシート・領収書の紛失

あるあるシーン：「カフェで商談して、レシートもらったはずなのにどこかへ…」

→ 経費の証憑がないと、経理では処理できません！
紙のレシートは小さくて紛失しやすいので注意が必要です。

🛠対策：

• モバイルで即スキャン or 写真を撮る

• 経費精算アプリのレシート添付機能を使う

• 領収書は財布に「経費ポケット」を作って一括管理

✅ ミス②：支払日と使用日がズレている

あるあるシーン：「出張の交通費、3月の出張分なのに、4月に精算してた」

→ これは計上月がズレてしまい、正しい決算処理ができなくなる原因になります。

🛠対策：

• 申請時には「利用日（発生日）」を入力する

• 出張報告書や業務報告と連動させてチェック

• 経費精算締切前に「利用月別」のリマインドを出す

✅ ミス③：私的な支出をうっかり混在

あるあるシーン：「飲み会で個人の飲食分まで一括で払ってしまった」

→ 一部だけが業務上の経費である場合、プライベート分は除外する必要があります。

🛠対策：

• 経費対象の範囲を社内で明文化

• 精算時に「按分（業務：私用）」入力欄を設ける

• レシートの備考欄に用途・参加者を記入

✅ ミス④：交通系ICカードの履歴誤申請

あるあるシーン：「Suicaで移動したけど、どのルートだったか曖昧…」

→ 経費としては「正しいルートと金額」が必要。私用利用と混同しやすいので注意。

🛠対策：

• ICカード履歴をPDFで出力・添付（交通系アプリで対応可能）

• 定期区間は除外、自動で判別される仕組みの導入

• あいまいな場合は、経理が問い合わせしやすいフォームにする

✅ ミス⑤：締切後の申請で未計上

あるあるシーン：「バタバタしてて、気づいたら締切過ぎてた！」

→ これは計上漏れや経費の翌期ずれを引き起こす大きな要因です。

🛠対策：

• 「締切2日前」にリマインドメールやチャット通知

• 経費申請のテンプレート化＋スマホで申請可に

• 締切後の申請は“要理由記入”にして抑止効果を

✅ まとめ：小さなミスが、大きなズレに！

ミスの多くは、「忙しい」「面倒くさい」が原因です。
でも、仕組みやフォーマット、ちょっとした社内ルールの工夫でぐっと減らすことができます。

経理部門も現場もストレスを減らして、スムーズな精算体制を作っていけたらと思います♪